Mitarbeiter:in Office Management
Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.
In unserer Administrative Unit Facility Service and Lab Integration am Standort Wien decken wir alle Leistungen ab, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen sowie technischen Infrastruktur unserer Gebäude erforderlich sind. Unsere Dienstleistungen umfassen die prozessgesteuerte nachhaltige Planung von Neu-/, Zu-/, Umbauten sowie die Revitalisierungen für verbesserte Nachhaltigkeit.Unser Ziel ist es, die Nutzung unserer Standorte und Gebäude zu verbessern, die Kosten- und Leistungsrechnung der Gebäude im Lebenszyklus zu betrachten und die erforderlichen Flächen zur Verfügung zu stellen.
Aufgrund unserer Forschungsthemen verfügen wir über eine hochmoderne und einzigartige Laborinfrastruktur (z.B. Labore für Elektrobatterien, Wärmepumpen oder Molekular Diagnostik). Wir übernehmen hier in enger Zusammenarbeit mit unseren Forscher:innen die Projektsteuerung für Neu- bzw.Umbauten der Labore.
Mitarbeiter:in Office Management
FACILITY SERVICE AND LAB INTEGRATION- Im Office Management unterstützen Sie proaktiv die Administrative Unit-Leitung in allen organisatorischen und administrativen Agenden.
- Sie sind erste Anlaufstelle bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert ab.
- Sie unterstützen bei der Verwaltung von Terminen, Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Bestellungen, elektronische Dokumentenablage, Zeiterfassung.
- Sie organisieren Workflows und Arbeitsprozesse effizient und vorausschauend.
- Sie gewährleisten effiziente Informationsflüsse im Team und zu den zentralen Serviceeinheiten des AITs (z.B. Einkauf, Buchhaltung, Marketing).
- Mit Ihren Erfahrungen und Kompetenzen nehmen Sie in der Abteilung eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe wahr.
- Durch Ihren proaktiven Einsatz gestalten Sie ein professionelles Office Management mit.
- Zu Ihren Aufgaben gehören sowohl Empfangstätigkeiten als auch die Kontrolle und Vorbereitung von Meetingräumen für interne und externe Veranstaltungen.
- Sie übernehmen die Erstellung der AIT Identity Cards und konfigurieren die Zutrittsberechtigungen der neuen Karten.
Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
- Berufserfahrung im Bereich Office Management oder HR
- Fundierte EDV-Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen (insbesondere Outlook, Excel, MS Teams)
- Interesse an einer Tätigkeit im Umfeld von Forschung & Entwicklung und Innovation
- Begeisterungsfähigkeit, Flexibilität und ein offenes Mindset
- Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
Was Sie erwarten können:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 45.528,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Lebenslauf und Anschreiben online.
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