Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Unser Auftraggeber ist seit Jahrzehnten erfolgreich als Immobilieninvestor und Projektentwickler national und international tätig und zählt damit zu den führenden Real Estate Playern am Markt. Für den Standort Wien gelangt nun folgende Position zur Ausschreibung:

PERSÖNLICHE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (m/w/d)

In dieser Vertrauensposition sind Sie die rechte Hand des Geschäftsführers und unterstützen ihn in allen administrativen, organisatorischen und privaten Belangen. Sie sind Vertrauensperson und kommunikative Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern wie Notaren, Rechtsanwälten, Behörden und Geschäftspartnern.

Sie verwalten den beruflichen und privaten Alltag und finden Lösungen für jede Aufgabenstellung. In dieser Funktion ist vor allem Flexibilität gefragt, da die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Aufgaben fließend sind.

Ihre Aufgaben:

• Effiziente und qualifizierte Unterstützung der Geschäftsführung
• Sicherstellung eines reibungslosen internen und externen Informationsflusses
• Erledigung der Korrespondenz (teilweise durch Weisung/Diktat, teilweise selbstständig)
• Gesamtes Terminmanagement, z.B. umfangreiche Termin-/Kalender- und Reiseverwaltung
• Einladungsmanagement für private Veranstaltungen und Anlässe
• Vorbereitung und Erstellung diverser Unterlagen, Dokumenten- und Ablagemanagement
• Rechnungsmanagement wie z.B. Kontrolle von Eingangsrechnungen, Erstellung von Spesenabrechnungen der Geschäftsführung
• Erledigung persönlicher Aufträge der Geschäftsführung nach deren Weisung
• Bearbeitung des physischen Posteingangs und der Rechnungen
• Gästebewirtung auf Geschäftsführerebene

Ihr Profil:

Fachliche Kompetenzen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Kompetenzen:

• Proaktive, strukturierte und genaue Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
• Sehr gute Umgangsformen sowie ausgeprägtes Verantwortungs-, Qualitäts- und Kostenbewusstsein
• Rasche Auffassungsgabe, Zahlenverständnis und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen
• Gutes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren Aufgaben den Überblick zu behalten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität im persönlichen Arbeitsumfeld
• Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit

Für diese Position ist ein Jahressbruttogehalt ab EUR 52.000,- vorgesehen. Ihr finales Gehalt wird selbstverständlich an Ihre individuellen Erfahrungen und Qualifikationen angepasst.

Es erwartet Sie:

• Moderne, agile Organisation mit flachen Hierarchien, attraktivem Arbeitsumfeld und kurzen Entscheidungswegen
• Zusammenarbeit mit einem charismatischen Vorgesetzten, die auf Vertrauen basiert.
• Offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit hoher Eigenverantwortung und echtem Teamgeist
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle
• Modern ausgestattete TOP-Büroräumlichkeiten in zentraler Lage

Fühlen Sie sich angesprochen, dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, die Sie bitte an Frau Mag. Wanker-Lassnig senden:

Tel: +43 664 1118000, smart bewerben, www.dwlc.at